Physical Address
304 North Cardinal St.
Dorchester Center, MA 02124
Bár az iratrendező egy olyan kellék, amely minden iroda polcán megtalálható, mégis sokszor hajlamosak vagyunk megfeledkezni a jelentőségéről. Pedig biztosítja a releváns információk szisztematikus megőrzését és hatékony visszakeresését. Arról nem is beszélve, hogy a használata nagyban megkönnyíti azoknak a munkavállalóknak a dolgát, akik kevésbé jártasak a számítógép használatában. Ezáltal pedig elkerülhetővé válnak az esetleg felhasználói hibák miatt történő nem szándékos módosítások vagy adatvesztések.
De ahhoz, hogy az iratrendező előnyeit maximálisan ki lehessen aknázni, fontos egy megfelelő struktúra alkalmazása az elrendezésükben. A mai cikkünkben pedig ehhez szeretnénk néhány tippet adni.
Rendezés projekt szerint
Tartsuk az összes olyan iratrendezőt egy helyen, amely egy adott projekthez kapcsolódó dokumentumokat tartalmaz! Így, ha bármilyen változtatás szükségeltetik időközben, az nem jelent majd problémát, hiszen pontosan tudni fogjuk, hol találjuk meg a legfrissebb információkat anélkül, hogy értékes időt kellene tölteni a pánikszerű kereséssel.
Az elvégezhető munkák kiválogatása
Az elvégzendő munkák listáján nyolc tétel szerepel, de közülük nem mindegyik oldható meg ebben a pillanatban, mert még jóváhagyás szükséges a vezetőség irányából? Nincs szükség arra, hogy ezek a dokumentumok káoszt okozzanak a munkaterületen. Ezért érdemes az olyan iratokat, amelyek további intézkedésig függőben vannak, egy „megbeszélendő dolgok” vagy „válaszra vár” felirattal ellátott iratrendezőbe elhelyezni. Néhány naponta pedig ellenőrizzük ezeket az elemeket, hogy megbizonyosodjuk arról, lehetséges-e már az előrelépés.
A befejezett és a folyamatban lévő munkák elkülönítése
Csodás érzés úgy befejezni egy munkanapot, hogy egy tételt lehúzhattunk a teendők listájáról. De, ha nem szeretnénk, hogy az íróasztalunk felismerhetetlenné váljon, akkor érdemes minden hét végeztével 10 percet arra szánni, hogy azokat az iratokat, amelyekkel már nem dolgozunk, áthelyezzük a befejezett munkákat tartalmazó iratrendezőbe.
Összegezve
Egy munkahelyen épp elég zsúfolt a teendők listája, nem hiányzik még az is, hogy a dolgozóknak azzal kelljen bajlódni, hogy átrágják magukat az iratrendezők tengerén. Amennyiben viszont sikerül megtalálni a megfelelő rendszerezésüknek a kulcsát a fentebb említett stratégiák segítségével, akkor értékes perceket tudunk felszabadítani, amely a munkafolyamatot pozitív módon befolyásolja majd.
